Reposant sur un principe d’amélioration continue (ou Kaizen) où chaque avancée en appelle une suivante, l’amélioration continue est une méthode de gestion d’entreprise qui vise à traquer les diverses sources de gaspillage qui peuvent alourdir le système de production d’une entreprise. Catégorisées à la fin de la Seconde Guerre mondiale, ces sources de gaspillage sont plus que jamais d’actualité !
Muda, Muri et Mura
Si l’on se base sur la classification formalisée par Taiichi Ōno, le père du système de production de Toyota, les gaspillages qu’il convient de traiter en priorité correspondent aux Muda, c’est-à-dire à tout ce qui relève de l’inutile ou de l’inefficace au sein de l’entreprise ! Généralement faciles à identifier, à condition de confier cette mission à un œil expert, ces diverses tâches et activités improductives, qui n’apportent aucune réelle valeur ajoutée à l’activité, se distinguent des Muri (les excès) et des Mura (la variabilité).
On recense aujourd’hui 8 sources de gaspillage appartenant à la catégorie des Muda. Issues du secteur de l’industrie automobile, elles peuvent être appliquées à de nombreux autres secteurs, dont celui des services.
1 – Le transport et les déplacements
Voyages à vide, déplacements inutiles entre plusieurs sites de stockage, manipulations superflues des matériaux durant la phase de production… En plus de ne rien apporter en matière de valeur, ces transports inutiles ajoutent de la pénibilité aux tâches exécutées par les salariés.
Pour réduire les déplacements inutiles, il est conseillé d’expédier les matières premières et fournitures directement du fournisseur jusqu’à l’emplacement où ils seront transformés ou utilisés.
2- Les mouvements et les gestes
Une ergonomie du poste de travail à revoir, des procédures redondantes ou illogiques, un mauvais rangement des documents ou des pièces, une imprimante mal positionnée dans un bureau ; nombre de petites et grandes défaillances peuvent générer des mouvements et gestes inutiles.
Ce type de gaspillage, assez proche de celui des transports, peut avoir des conséquences tout aussi pernicieuses sur la production de l’entreprise, mais aussi sur la santé et la sécurité des équipes. Pour amoindrir les mouvements superflus, le mot d’ordre est : optimisation !
3- Le temps d’attente
Un retard de livraison de matières premières à cause d’un problème informatique, l’arrêt inopiné d’un processus de fabrication à la suite d’une erreur en amont ; lorsque la production d’une entreprise se retrouve en attente, celle-ci ne crée aucune valeur. Pire, elle est parfois soumise à des pénalités de retard et perd en crédibilité auprès de sa clientèle.
Pour regagner en fluidité et éviter de perdre du temps, l’organisation doit notamment optimiser sa planification interne et veiller au réapprovisionnement régulier de ses matières premières, sans toutefois tomber dans l’excès pour éviter un stock trop important.
4- La surproduction
Il arrive qu’une entreprise produise plus que ce que son client demande. Fruit d’une mauvaise gestion interne ou d’un système basé sur l’estimation des ventes, cette tendance à la surproduction peut engendrer un ralentissement des flux, un encombrement inutile des stocks, sans compter le coût de valorisation des éventuels rebuts générés.
Pour éviter la surproduction et ses conséquences, on va par exemple chercher à produire uniquement en fonction de la commande, et non pas en suivant un mode prévisionnel.
5- La gestion des stocks
Conséquence directe d’une production déraisonnable ou d’une mauvaise planification, le surstockage de composants, d’encours ou de produits engendre l’immobilisation financière et une perte d’espace de stockage.
Loin de se borner aux activités industrielles, le surstockage peut également concerner la multiplication des mails, notes de frais, factures et autres dossiers en attente de traitement qui s’accumulent.
En lean management, on utilise la méthode du juste à temps pour gérer les stocks plus intelligemment. Elle nécessite néanmoins une organisation sans faille et de la réactivité, tant au niveau des fournisseurs que de l’équipe en charge de la production.
6- Les opérations inutiles
Tout processus qui n’apporte rien au client doit être considéré comme inutile. En plus de générer des étapes supplémentaires parfois pénibles pour les salariés, les opérations trop complexes peuvent aboutir à un produit fini non conforme aux attentes du client. Résultat de cette « sur-qualité » : un coût de production plus élevé que prévu et une marge qui s’amenuise.
Pour résoudre ce problème, on va chercher à analyser très précisément les besoins du client afin d’identifier où se trouve réellement la création de valeur ajoutée. Il s’agira alors de se focaliser dessus, sans chercher à réaliser d’efforts stériles.
7- Les défauts et les erreurs
Toute erreur, résultant par exemple d’une inattention ou d’un espace de travail mal optimisé, nécessite des corrections, c’est-à-dire la mobilisation d’un ou plusieurs collaborateurs pendant une période donnée. En découle une importante perte de temps et d’argent (travail supplémentaire, déchets), mais aussi d’une image écornée auprès des clients.
Pour éviter de fabriquer des produits non conformes aux critères de qualité, le lean préconise la création d’un environnement de travail optimisé, permettant aux équipes de gagner en productivité et en décontraction.
8- Les compétences inexploitées
D’une certaine façon, ne pas exploiter le potentiel d’un collaborateur constitue également une forme de gâchis. Ayant fait son apparition assez tardivement dans la grande famille des Muda, ce gaspillage de savoir se constate surtout dans le domaine des services où l’avis des personnes qui connaissent le mieux leur métier est parfois totalement négligé.
Pour traiter plus rapidement et plus efficacement ses dysfonctionnements et gagner en rentabilité, l’entreprise doit inciter ses équipes à s’impliquer et à contribuer à son amélioration continue en leur témoignant par ailleurs de la confiance et de la reconnaissance.
Profil de l'auteur :
Priscillia Cheval | Chargée Marketing et Communication
Mail : Priscilliacheval@cadresenmission.com
Réseaux professionnels :
S'inscrire à la réunion