Mener une réunion à distance efficacement

Guide de conduite pour réunion à distance

L’avènement des réunions à distance a eu lieu pendant le confinement lié au Covid-19, de mars à mai 2020. Cela a accéléré l’ancrage de ces pratiques dans les habitudes des professionnels. En tant que manager de transition, vous devez à présent organiser des réunions à distance. Découvrez comment faire et nos bonnes pratiques pour des réunions tout aussi efficaces qu’en présentiel.

Comment organiser une réunion à distance ? 

Avant de rassembler votre équipe en réunion virtuelle, il faut d’abord bien la préparer. Certains de vos collaborateurs n’en ont peut-être encore jamais fait, même si la COVID-19 a accéléré la transformation digitale d’un grand nombre d’entreprises. 

Choisir l’outil de réunion adapté

Si aucun outil de visioconférence n’est déjà en place dans votre entreprise, vous allez devoir en choisir un selon vos besoins. A prendre en compte : le nombre de participants, le partage d’écran et de documents, le prix, le besoin de faire des quizz ou des sondages, etc. Si un certain nombre d’outils de réunion sont payants, certains proposent une version d’essai gratuite. On trouve même des outils gratuits comme Skype ou Google Meet ! 

Planifier la réunion à distance

Ensuite, vous devez choisir une date et un créneau horaire qui conviendra au plus grand nombre. Si l’entreprise pour laquelle vous travaillez est basée dans plusieurs pays, faites attention au décalage horaire lorsque vous choisissez l’heure de la réunion à distance ! Pour diminuer la durée de votre visioconférence et la rendre plus efficace, définissez les sujets à aborder en avance et le temps nécessaire à leur discussion. Essayez au maximum de respecter le temps imparti pour ne pas qu’elle traîne en longueur.

Inviter les participants en avance

Pour être certain d’avoir un maximum de collaborateurs lors de la visioconférence, pensez à envoyer l’invitation suffisamment en avance pour que chacun puisse s’organiser : 2 semaines à l’avance minimum. Comptabilisez au fur et à mesure les réponses positives et négatives pour organiser la réunion virtuelle selon le nombre exact de participants.

Envoyer l’ordre du jour et les supports en avance

Afin de maximiser l’efficacité de la réunion virtuelle, définissez précisément l’ordre du jour et communiquez-le aux participants, si possible dès l’invitation. Pensez également à envoyer les supports et documents importants en amont pour que vos collaborateurs puissent appréhender le sujet avant la réunion et être en capacité d’échanger et de prendre une décision le jour J.

Enregistrer la future réunion

Si vous ne pouvez pas rédiger de compte-rendu pendant la réunion, envisagez de l’enregistrer. Ainsi, la rédaction du compte-rendu de réunion sera plus aisée et vous pourrez même partager l’audio ou la vidéo aux participants ou aux collaborateurs n’ayant pas pu être présents. 

Les étapes pour mener une réunion à distance efficacement 

Une demi-heure avant la réunion à distance

→ Soignez le lieu : n’oubliez pas que votre réunion se déroule chez vous ! Choisissez la pièce dans laquelle vous allez participer à la visioconférence et vérifiez à l’aide de votre webcam ce que l’on voit derrière vous, et rangez si besoin. Si vous avez un bureau adapté, c’est parfait. 

→ Choisissez une tenue adaptée : même si vous êtes chez vous, habillez-vous comme vous le feriez au bureau. 

→ Vérifiez votre matériel : une dizaine de minutes avant le début de la réunion, vérifiez que votre caméra et votre micro fonctionnent correctement. Si ce n’est pas le cas, vous aurez besoin de quelques minutes pour régler le problème : autant que cela n’empiète pas sur la durée de la réunion. 

→ Soyez en avance : cinq minutes avant le début de la visioconférence, entrez dans la salle virtuelle pour accueillir les participants au fur et à mesure et commencer la réunion à l’heure.

Pendant la réunion virtuelle

→ Présentez la réunion : commencez la réunion par une présentation de l’ordre du jour et le déroulement de la réunion, surtout si vos collaborateurs ne sont pas familiers des réunions à distance. Si votre outil de visioconférence le permet, affichez sa durée ou un décompte. 

→ Coupez le micro : demandez aux participants de couper leur micro lorsqu’ils ne prennent pas la parole. 

→ Référez-vous aux supports : lorsque vous abordez un sujet, renvoyez les participants aux supports et documents que vous leur avez transmis avant la réunion à distance afin qu’ils se repèrent plus facilement et puissent les reprendre en même temps que vous parlez.

→ Partagez votre écran : si vous avez besoin de montrer des supports comme un Powerpoint en même temps, utilisez un outil qui permet de partager son écran pour que tous les participants puissent suivre la réunion directement sur l’outil virtuel. 

→ Favorisez les échanges : pendant les réunions en présentiel, il est parfois plus facile de repérer les personnes qui ont envie de parler mais n’osent pas. La réunion à distance rend cette tâche plus difficile, alors sollicitez chaque participant régulièrement sur les points importants de la réunion. Les tours de table en fin de réunion sont intéressants pour être certain que chacun a eu l’occasion de s’exprimer sur le sujet. N’hésitez pas à couper les collaborateurs qui prennent la parole trop longtemps afin que tous puissent participer sans rallonger la durée de la réunion.

→ Rappelez les prénoms : si les participants ne se connaissent pas tous, demandez-leur de rappeler leur prénom et leur fonction à chaque prise de parole afin que tous sachent facilement qui parle.

→ Tirez profit des outils d’animation : certains logiciels de visioconférence proposent des outils comme des sondages ou des quizz. N’hésitez pas à les utiliser car cela rend la réunion à distance plus intéressante et conviviale, en faisant participer tous les collaborateurs.

→ Faites une conclusion : à la fin, résumez rapidement la réunion, les décisions prises et les tâches de chacun pour avancer.

Outils de réunion à distance gratuits

Google Meet 

Parfait pour les utilisateurs de GSuite, Google Meet s’intègre facilement à chaque environnement de travail et rend les réunions virtuelles fluides. Il existe des versions payantes, mais la version basique est gratuite et offre de nombreuses fonctionnalités. La visioconférence est limitée à 100 participants en version basique, ce qui permet tout de même de faire de grandes réunions !

Skype 

Application de messagerie bien connue, Skype permet de réaliser gratuitement des appels vidéo jusqu’à 10 personnes. Parfait pour les petites équipes ! La version gratuite permet également de faire des partages d’écran et d’enregistrer les conversations.

Zoom 

Zoom est un logiciel de visioconférence gratuit avec de nombreux services pour les entreprises : salles de conférence, réunions, webinaires, messagerie instantanée, partage d’écran, etc. Les réunions de groupe sont toutefois limitées à 40 minutes.

Whereby

Whereby est un logiciel avec un accès gratuit qui permet de créer un espace de visioconférence en ligne, avec un nombre d’invitations illimitées. Si vous avez besoin de plusieurs salles de réunion, vous pouvez opter pour la version payante.

Profil de l'auteur :

Jean-Louis Dietrich | Managing Partner & Manager de Transition

Mail : jeanlouisdietrich@managersenmission.com

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