Bien manager à distance

Diriger une équipe à distance n’est pas nouveau pour tous les managers. Par contre, la situation que nous traversons est totalement inédite. La pandémie de Covid-19 impacte l’économie mondiale, l’organisation des entreprises s’en trouve bouleversée et les méthodes managériales doivent être adaptées. Pour répondre au mieux à ces nouvelles problématiques, découvrez les bonnes pratiques et les risques du management à distance.

Les enjeux du management à distance

Certes, le télétravail se démocratise, mais les spécificités du management à distance sont autant d’enjeux et de défis à relever pour les managers de transition.

• Piloter une équipe dispersée

En entreprise, la question du travail à distance se pose de plus en plus. Bien sûr, la crise actuelle a accéléré le pas de manière inattendue, mais c’est une situation qui doit être envisagée au-delà du contexte actuel. Comment bien manager une équipe à distance ?

• Encadrer et mettre en place de nouvelles règles (sans infantiliser)

Par nature, nous avons tous tendance à résister au changement. Or, en télétravail, il est souvent nécessaire de modifier l’organisation de l’équipe. Le manager doit faire preuve de pédagogie pour faire accepter une nouvelle façon de travailler et poser un nouveau cadre.

• Motiver à distance

Motivation et productivité sont étroitement liées. L’enjeu, lorsqu’on dirige une équipe en télétravail, c’est de garder les collaborateurs motivés et engagés. Il faut veiller à ce que les indicateurs de motivation, tels que le développement des compétences, le sens donné au travail, les perspectives d’évolution, le sentiment d’appartenance, restent au vert malgré la distance.

• Conserver une cohésion au sein de l’équipe

Il est important pour le manager en transition d’optimiser la collaboration à distance entre les équipes afin de conserver une certaine cohésion. Dans l’entreprise, la présence physique des collaborateurs favorise les échanges et stimule l’esprit d’équipe. Si on n’y prête pas attention, cette dynamique de groupe peut être mise en péril par le travail à distance.

Les bonnes pratiques du management à distance

Dans un contexte où les équipes sont encouragées à travailler depuis leur domicile, le rôle du manager n’est plus tout à fait le même. Voici quelques fondamentaux qui devraient vous aider à mettre en pratique un management à distance de qualité.

✅ Fixer des objectifs clairs et atteignables de sorte que vos collaborateurs sachent où ils vont. Ce qui était déjà important, dans une organisation classique du travail, s’avère indispensable lorsqu’on travaille à distance. Moins vous cadrez la mission, plus le risque de se sentir perdu augmente. N’oubliez pas que le niveau d’autonomie n’est pas le même pour tous vos collaborateurs. En fixant des objectifs mesurables et à la hauteur de leurs compétences, vous les guidez dans la bonne direction.

✅ Harmoniser les méthodes de travail.  En construisant un système d’organisation structuré, vous proposez à votre équipe un mode de fonctionnement cohérent. Pour que la collaboration à distance soit fluide et efficace, il est donc important de mettre en place une méthode de travail commune et d’utiliser les mêmes outils. La formation peut-être une bonne façon de mettre tout le monde à niveau.

✅ Mettre en place une routine. L’idée est de garder le contact et de partager les informations importantes avec tous les membres de votre équipe. Vous pouvez, par exemple, décider de vous retrouver en visioconférence tous les jours à 10 h. Une pause-café qui peut démarrer de manière informelle pour ensuite se concentrer sur les sujets importants à aborder tous ensemble. Nous vous conseillons de compléter ce rendez-vous par un point individuel hebdomadaire. N’hésitez pas à impliquer les membres de votre équipe dans la forme que pourrait prendre cette routine. Les propositions adoptées ensemble seront plus faciles à faire accepter et à mettre en place.

✅ Communiquer régulièrement. Le manque de communication est à l’origine de nombreux malentendus. Votre communication doit être claire et ouverte. Des feedbacks réguliers vous permettront de maintenir le lien avec vos collaborateurs. Il est important que tous les membres de l’équipe soient au même niveau d’information. N’hésitez pas à transmettre des informations sur les projets en cours, mais également sur la stratégie et la vision de l’entreprise. Ils apprécieront particulièrement votre transparence. À noter qu’une bonne communication passe aussi par votre capacité d’écoute et votre disponibilité.

✅ Faire confiance. Il n’y a pas de secret, dans la vie comme au travail, la confiance est la base de toutes les bonnes relations à distance ! Pour manager vos collaborateurs en télétravail avec efficacité, il faudra en faire l’ingrédient principal. À distance, chacun gère son temps individuellement. Ne vous focalisez pas sur les horaires et prenez de la hauteur par rapport à la culture du présentiel dans laquelle les entreprises françaises baignent encore. Ainsi, vous favoriserez la responsabilisation et l’autonomie de vos collaborateurs.

✅ Utiliser des outils de management à distance. Slack, Trello, Zoom ou encore Google Meet, les outils collaboratifs permettant de travailler à distance ne manquent pas ! Mais souvenez-vous que nous ne sommes pas tous égaux face à la technologie. N’hésitez pas à proposer une formation collective aux outils sur lesquels vous jetterez votre dévolu. C’est une bonne manière de vous assurer que personne ne sera en difficulté d’un point de vue technique. 

✅ Entretenir le lien. Vous devez veiller à conserver une cohésion de groupe malgré la distance. Les interactions quotidiennes en face-à-face cultivent naturellement l’esprit d’équipe. À distance, il va falloir redoubler d’efforts pour maintenir ce lien entre vous et votre équipe, mais aussi pour que vos collaborateurs continuent d’échanger entre eux. C’est de cette cohésion de groupe que naît souvent le sentiment d’appartenance à l’entreprise, un facteur important de motivation et d’engagement.

Les pièges à éviter lorsqu’on manage à distance

Les risques du management à distance :

• Vouloir tout contrôler
  En étant trop présent, vous mettez une pression inutile sur votre équipe. Des appels téléphoniques incessants, une pluie d’emails, des réunions quotidiennes… si vous abusez de ces modes de communication, vous donnerez à vos collaborateurs le sentiment d’être sous surveillance. Au lieu de les responsabiliser et d’encourager leur autonomie, vous risquer de mettre en doute la confiance que vous leur portez et qui est si chère à leurs yeux.
• Brouiller les frontières vie pro / vie perso
  L’équilibre vie pro / vie perso est particulièrement difficile à trouver, encore plus lorsqu’on travaille de chez soi. Pour aider les membres de votre équipe, vous pouvez appliquer une règle simple : essayez autant que possible de ne pas communiquer au-delà des heures classiques de bureau. N’hésitez pas à encourager vos collaborateurs à respecter eux aussi ce principe.
• Ignorer les signaux de détresse de vos collaborateurs
  Vous devrez réagir immédiatement si vous pensez que l’un de vos collaborateurs souffre d’une de ces situations : sentiment de solitude, isolement, décrochage, baisse de la motivation, stress, épuisement professionnel… Ces maux sont plus difficiles à identifier à distance, mais doivent être pris très au sérieux. En étant attentif et à l’écoute, vous pourrez agir rapidement et mettre en place des solutions afin d’éviter que le malaise s’installe.

Le travail à distance modifie profondément les pratiques managériales. C’est pourquoi il est aujourd’hui nécessaire d’adapter ses méthodes de travail pour continuer à manager efficacement.

Profil de l'auteur :

Jean-Louis Dietrich | Managing Partner & Manager de Transition

Mail : jeanlouisdietrich@managersenmission.com

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